Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation mit der Gemeinde Ruppichteroth über die Virtuelle Poststelle (VPS)

1. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation

Die Gemeinde Ruppichteroth bietet mit der Einführung der Virtuellen Poststelle die Möglichkeit der rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation mit der Gemeindeverwaltung. Für Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NW (VwVfG NW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Die Gemeinde Ruppichteroth eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen, die ausschließlich für die Kommunikation mit der Gemeinde Ruppichteroth gelten.

2. Grundsätze der elektronischen Kommunikation

2.1 Formfreie Vorgänge

Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin per E-Mail an alle unter http://ruppichteroth.de/cms122a/verwaltung_politik/rathaus/telefon_email_verzeichnis/
oder auf gemeindlichen Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen gesendet werden.

2.2 Formgebundene Vorgänge

Für Vorgänge, die eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform „eigene Unterschrift“ voraussetzen beziehungsweise die Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nummer 2 Signaturgesetz (SigG) versehen sein. Vorgänge dieser Art können Sie an die Virtuelle Poststelle (VPS) der Gemeindeverwaltung unter der E-Mailadresse virtuelle.poststelle(at)ruppichteroth.de rechtsverbindlich und sicher elektronisch senden. Das dazu notwendige öffentliche Zertifikat können Sie hier herunterladen: public_virtuelle.poststelle_ruppichteroth.de.cer.

3. Dateiformate

Da nicht alle Datei-Formate bei der Gemeindeverwaltung bearbeitet werden können, ist die Datenübermittlung für formfreie Vorgänge derzeit auf folgende Formate beschränkt:.docx, .jpg, .tif, und .pdf. Für formgebundene Vorgänge mit qualifizierter elektronischerer Signatur ist aus Gründen der Langzeitarchivierung das Dateiformat PDF/A vorgeschrieben. Die Gesamtgröße aller Anhänge darf 10 MB nicht überschreiten.

4. Verfahrensablauf

Nachrichten mit qualifiziert signierten Inhalten werden auf dem Server der Virtuellen Poststelle geprüft und dem betreffenden Mitarbeiter der Gemeindeverwaltung mit einem entsprechenden Prüfprotokoll zugestellt.Für die verschlüsselte Übertragung von Nachrichten an benötigen Sie den öffentlichen Schlüssel der Gemeinde Ruppichteroth, den Sie oben im Abschnitt "2.2 Formgebundene Vorgänge" herunterladen können.